成功进行财务会计控制的先决条件是财务会计组织的完善程度。而财务会计组织的完善，取决于财务会计组织本身是否具有自我防护性控制功能。不具备自我防护功能的财务会计组织，是先天不足的财务会计组织。这就要求我们在财务会计组织中，将一套完整的控制措施结合进去，使财务会计组织本身具有一种自我约束、自我督促、自我完善的机制。
因此，财务会计组织控制主要可从6个方面着手：分离不相容职务、规定业务处理程序、定期职务轮换、适当的授权与分权、实行限近接近制度、建立健全审计制度。
一、分离不相容职务
财务会计管理最重要的一条组织原则，就是对存在于财务会计组织中的不相容职务实行分离控制。简单地讲就是不同的人做不同的事，如果不相容的职务由同一人担任，一是容易发生差错或舞弊，二是发生错误难以发现。
1、财务会计干部犯罪的教训（注）
1998年10月的一天，坐在被告人席位上的他，白白净净，戴一副眼镜。善良的人们绝不会想到，这样一个不起眼的公司出纳员，竟会有如此贪婪的胃口，在两年多一点的时间里，他挪用巨额资金1347万余元，其中758万元被其挥霍侵占已无法追回。他就是山东省国际进出口公司原出纳员王黔嵩，案发时仅26岁。
王黔嵩1994年来到山东省国际进出口公司任出纳员，自己经管的账户上有上千万元的资金。他感到，该是他显示“能耐”的时候了。
1995年，经朋友介绍，他认识了一家科技发展公司的刘经理。刘的公司需要资金，从银行又不好贷，听说王黔嵩掌管着的账户上有不少钱，便向王提出借点款。为了显示一下自己的本事，王同意了。
在公司的8个账户中，王黔嵩单独掌管着在当地建行国际业务部的账户，这个账户业务较少，王决定从这个账户往外借钱。作为出纳员，他还负责保管本单位的各种印鉴，这
个便利使他私自将公款借出有了可能。这天，他携带着印鉴来到建行，私自购买了一本空白转账支票，撕下其中的一张，填上5万元，从自己经管的账户上将款划出。这是他第一次瞒着领导私自往外借款，这时他还总算有点顾忌，事后还以公司的名义与刘经理补签了一份借款协议，但王黔嵩挪用资金的行为已成事实。
往外借款，换来了别人的恭维，极大地满足了自己的虚荣心，自以为了不起的王黔嵩又接二连三地私自将公司的款借给刘经理使用。自1995年5月至9月，他先后6次私自借给刘经理65万元。由于种种原因，这些款刘经理不能按期归还。在王的催促下，刘经理将自己承包的一家酒店顶账顶给了王黔嵩。王把这顶账的酒店视为“自己”的酒店，有了自己的酒店，他的头脑更热了。因酒店房产属一家企业，需要交房租，同时还要购买一批设备，一共需要23万元，他当即从自己经管的账户上支付了这笔钱。但好景不长，他没有经营几个月，酒店便关闭了。
金池公司是一个体公司，这个公司的曲经理是王黔嵩的朋友，为了筹集公司的周转资金，曲找王借钱。既是朋友开口，岂能拒绝。为朋友两肋插刀的王黔嵩从1996年5月至11月，分3次从公司账户上私自划给曲53万元。53万元一到账，王也就名正言顺地当上了金池公司的股东，曲还专门给王配备了一间大办公室。曲经理将这53万元的大部分用于购买银杏树苗，曲经理与农民用户签订了银杏树种植合同，由曲经理的公司收购树叶作为中药材。因树还没有长大，没有见到效益，53万元至今未见结果。
随着王黔嵩经常借款给别人，他在朋友中的名气越来越大，找他借钱的人越来越多，他成了借款人争相吹捧巴结的对象。在飘飘然中，他一次次将公款私自借了出去。1996年12月，他一次就借给济南华金公司150万元，至案发，华金公司也未按约归还。1995年7月，他又擅自借给济南市一家塑料制品公司40万元，这家公司至今也未按约归还借款。
在拆借资金的过程中，他尝到了一些好处，先是那家进出口贸易公司支付的借款利息19万元送来了，他却收进了个人腰包。接着，山东省莱西市一个体针织公司的胡经理通过曲经理找王借款20万元购原材料，经过一番讨价还价，二人在一个小酒店里签订了借款协议。负责保管公章、公司负责人名章的王黔嵩在协议上既签字又盖章，真是一副公司当家人的派头。也是吃利息上了瘾，这次他将借款的利息5万元先行扣下，只从建行账户上给胡经理办了一张15万元的汇票就算完事。
随着时间的流逝，王已不再满足于占有利息。1996年11月，他擅自将公款100万元借给济南药械公司使用。1997年3月，该公司以汇票形式归还了这100万元，王将汇票存入中行某储蓄所自己的存折上，非法占为己有。1996年10月，他还擅自将60万元公款借给山东省一科贸公司使用，后该公司归还54万元，也被他私自占有。在侵占资金的犯罪道路上，他越滑越远。
到后来，他侵占资金简直到了肆无忌惮的程度。他把自己掌管的公司账户，完全当成个人的小钱柜，什么时候需要，就从里面去取，根本不考虑这样做的后果。自1995年底至1997年1月，他采取到银行购买现金支票，并加盖单位印鉴的办法，用89张现金支票从建行账户上提取现金435万余元，最多的时候一天之内提取现金5次，每次4万元。
1997年1月，他又擅自用公司的2张转账支票共计45万余元，购买了“桑塔纳”轿车一辆（价值18万余元），“帕萨特”轿车一辆（价值27万元），供他本人及朋友使用。他还专门聘了一个同学当他的司机，出入以车代步，俨然一副大款模样。企业里整天忙忙碌碌，谁也没注意有一个蛀虫在啃啮企业的财产。
多行不义必自毙。1996年10月，公司经理在王黔嵩处报销了一批单据，王当即如数付了款。但第二天，经理有事找王，王一进门就从口袋中掏出一沓钱，经理莫名其妙，问：“是什么钱?”王说：“是昨天报销的钱。”经理说：“不是已经给了吗?”王又将钱收了起来。公司顿感王的出纳工作不正常，至少账目不清楚，决定清查账目。经过查账，账上短款数额巨大，王的问题暴露了。
1997年7月29日，他向济南市市中区司法机关投案自首。
经过司法机关艰苦取证，王黔嵩一案终于侦查终结。被告人王黔嵩犯挪用资金罪、犯职务侵占罪。当这位出纳被捕入狱，接受法庭审判时，他为这家企业造成的损失，可能永远也无法挽回了。
类似这样的贪污案，在全国发生了许多起，都发生在财务会计部门，并且又都是发生在出纳员或兼会计与出纳两职的财务会计人员身上，这些案件的发生，除了犯罪的财务会计人员自身素质外，许多都是财务会计控制方面存在问题。在财务会计控制方面得出一条极其重要的教训，即:不相容职务要分离。上面的案例中的出纳员既管签发支票又管印鉴和银行对帐，本是两个不相容的职务却让王黔嵩一人承担，为他挪用公款提供了方便。
在我国颁布的《中华人民共和国会计法》里，已经明确规定：“出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。”
出纳的管理应引起企业经营管理者的足够重视。本来财务会计管理的还有一条最重要，也是最基本的原则，就是“会计不能兼出纳，或出纳不能兼会计”，可惜许多企业在很长一段时间里，由于种种原因，对这条原则没有给予足够的重视，以致为此付出了沉重的代价。
2、不相容职务及其控制方法
财务会计干部的贪污案给人们留下很多启示，其中最重要的莫过于：不相容职务的控制。如果我们从财务会计内部控制的角度去探讨，把不相容职务交给一个人担任，违背了财务会计内部控制的基本原则，难免不出问题。正因为不相容职务分离控制的重要性，1999年10月31日新修订的《中华人民共和国会计法》第一次将“不相容职务分离控制”用法律的形式将它固定下来，《中华人民共和国会计法》第27条规定是“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度。单位内部会计监督制度应当符合下列要求：（一）记帐人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确，并相互分离、相互制约；（二）重大对外投资、资产处置、资金调度和其他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确；（三）财产清查的范围、期限和组织程序应当明确；（四）对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确”。那么什么是不相容职务?
所谓不相容职务是指某些职务如由一个人担任，既可以弄虚作假，又能够自己加以掩盖其错舞弊行为的那些职务。例如如果一名职员既负责签发支票、纪记录登记支票簿，又负责企业银行账的对帐工作，如果该职员伪造签发支票，贪污企业款项，他就可以隐瞒对贪污款项的支票纪录记录，而且他又负责对帐工作，使得舞弊行动被隐瞒而不被发现。这样，上述签发支票、记录支票登记簿与银行对帐两种职务就成为不相容职务，必须由两位职员分别担任一边进行控制。
控制不相容职务的方法就是对不相容职务进行分离。具体地说，就是在组织设计及职务安排上，不让一个人在其正常的职责范围内处于既能营私舞弊、又能自我掩盖的地位，而将这种不相容职务分开交给不同人员，甚至不同部门去担任，以形成一个互相监察、互相牵制、互相核对的业务机制。简单地说，就是我们常说的“管帐的不管钱和物，管钱、管物的不管帐”，做到帐、物、钱三分管。
这种分离控制的方法，是从组织上建立的防范体制，可能有人会说这是对财务会计人员的不相信，我们国家从古就有“用人不疑、疑人不用”之训言，何必时时事事防范呢?这些话固然有一定道理，但不属于理性控制的范畴。这不是对人信任不信任、疑不疑的问题，而是要不要建立控制制度的问题。我国民族企业家王云五在《工商管理一瞥》写到“一个良好的会计制度，固不能使业务有何种重要的成绩，但至少可使事业立于不败之地。因为事业之失败，不外由于：一，不明财政的真相；二，内部的舞弊。良好的会计制度，可使资产负债的真相时时呈现于主持者的眼前，如果情形不佳，得以及时设法救济”。财务会计部门发生的许多贪污案表明，上级给予犯罪者的职权大于他们正常业务的需要，而且包含了许多不相容职权。绝大多数罪犯，要不是因为贪污公款，一般都是好人，他们或许自己也没想到会成为罪犯，关键在于企业的财务会计制度不健全，给了他们作案的机会，尤其在作案初期使他们失去了被揭露、被制止的机会，以致酿成贪污大案。因此，对不相容职务实行分离控制的重要性是显而易见的。
当然，不相容职务的分离也不是一种万无一失的控制。只要担任不相容职务的相关人员串通起来，勾结作弊，分离控制则会失去应有的效力，互相牵制也会牵制不起来，这是分离控制最大的弱点。
串通舞弊确实存在，我们国家也确实出现过许多宗有关财务会计人员甚至连厂长、经理都卷进去的集体贪污舞弊案件，对整个社会所造成的影响和腐蚀还比较大。比如最近发现的集体贪污案是1999年4月各媒介报道的上市公司“东锅案”，东锅股份公司原董事长、总经理、副董事长、副总经理用不当手段集体贪污267万股票，平均每人获利200多万元。记者在东锅采访时，谈及已被逮捕的原领导，一些职工并不反感。一位工人对记者说：“在现在的企业领导中，像‘东锅’这样的领导干部至少应当给70分。他们平时不多吃多占，不大吃大喝，也不进OK厅，像分房这样考验人的事，他们也没有搞特殊化，没想到…”。“东锅案”的暴露具有一定偶然性。1998年，国务院向32家大型国企派出稽察特派员，其中也包括“东锅”的上级单位。在稽查过程中，“东锅”1亿多元的账外资金被发现了。特派员要求“东锅”说清楚这笔巨款的形成过程以及相关问题。无奈之下，“东锅”领导班子逐一报出了股票的去处，惟独那267万股的去向没有着落。在政策的威慑下，原董事长自首了，集体贪污的事件才暴露。有人问，如果没有稽察特派员偶然的介入，这种数十日内完成的暴富会不会成为永远的秘密？可见集体贪污的隐蔽性。
但事实表明，在财务会计组织内部如果不实行职务分离控制，将会有更多、更严重的贪污、舞弊事件的发生。因为，数人勾结、共同贪污毕竟比一人单干麻烦得多，所冒的风险也大得多。
3、开票和收款不能兼任
“会计不能兼出纳”广泛引起了人们的注意和重视，目前绝大多数企业经营管理者都知道这条财务会计管理原则的重要性，并在实际管理中予以应用。许多企业管理人员为此松了一口气，认为只要将会计与出纳严格进行分离，财务会计人员发生大贪污案的机会就很少了，发生的贪污案大概都是一些数额较小的。但是开票和收款也是不能兼任的。比较大的开票员贪污案发生在广州民航局，当时各大媒体均有报道。
贪污案的案犯叫易芳，女，27岁，是广州民航局售票处的售票员。
在1988年8月至1989年9月期间，易芳利用职务之便，与其丈夫刘小虎、表妹马瑛内外勾结，合伙作案。其手法是: 由易芳将机票的会计联填写短程、低价的航班报财务记账，而在旅客联和乘机联上填写远程、高价的航班，然后由刘小虎和马瑛到外边搞单位证明将这些机票拿去退票，中饱私囊，共从中贪污公款260多万元人民币（外汇券已折成人民币）。
易芳比较狡猾，她在贪污巨额公款后，主动收手不干，辞职外出。在黑市上将贪污的款项兑换成港币，购买了汤加假护照，于1989年10月持国内旅游护照到香港，再用买来的汤加假护照，先后逃往辈济、泰国、新加坡等国，后来她发现在这些国家很难呆下去，又返回香港。由于所持的是假护照，香港不准其人境，迫使其回国躲藏，被我公安人员抓获。
广州民航这起贪污案就是发生在售票、收款环节，许多记者、企业经营管理者以及司法人员都去追寻发生这类案子的原因。追查到的原因很多，有本人思想上的问题，也有社会上消极因素的腐蚀问题，有企业内部管理的问题，也有外部环境的问题等等。其中，最主要的莫过于:管理当局在财务会计控制上犯了一个错误，就是没有把开票与收款两项职务分开，而是让一人去干。
易芳正是利用了一人兼任开票和收款的职务之便作案的，没有这个职务便利，贪污这么多的公款就不会那么容易。
出纳与会计不能兼任，开票与收款的也不能兼任。 在财务会计管理上任何忽略和疏漏，都会酿成大的损失。
4、其他的不相容职务
从以上的叙述中，我们知道：会计与出纳是不相容职务，签发支票与印鉴的管理、银行对帐是不相容职务，开票与收款也是不相容职务。但是，仅仅知道这三种不相容职务是不够的。抓财务会计管理，需要全面了解和掌握涉及财务会计方面的所有不相容职务。这就需要对不相容职务进行总结和概括。
从内部控制的理论来说，有关财务会计方面的不相容职务，可分以下几种:
⑴某项业务的批准职务与该项业务的执行职务
某项业务的批准职务应与该项业务的执行职务分离。财务会计方面的业务执行职务包括经办款项的收付、帐册的记录、财物的管理、资金的筹集和使用等等。例如：有权批准费用开支、货款支付、合同成立等业务的职务，要与具体办理和记录费用开支、货款支付、签订合同等手续的执行职务相分离。如果一人独揽批准与执行职务，即自已去办自已批准的事情，自已将自办的事记录在帐册，那么发生舞弊或差错的可能性就会大
大增加；即使被别人发现舞弊的端倪，也很难深入查清和落实。
⑵某项业务的执行职务与该项业务的审查核对职务
具体办理某项业务的职务应与对该项业务实施检查、审核、评价的职务相分离。例如，财产保管职务应与财产稽核职务相分离；采购职务应与验收、付款职务相分离；现金保管职务、会计记帐职务应与审计职务相分离，记录现金收入和支出的人员不应负责与银行对帐工作。这样可以使财产保管、采购、出纳、会计等业务执行人员受到应有的监督；使稽核、验收、审计等审核人员处于客观、独立、超脱的地位，保证监督的质量。如果自已检查自己的工作，或一个人的工作不受他人的检查，那就很难有效地揭露和防止舞弊和错误的发生。
⑶某项业务的执行职务与该项业务的记录职务
财务会计记录包括凭证、单据的填制，帐册的登记，报表的汇编等内容。凡要载入财务会计记录的业务，都要经过严格的审核，并符合会计法对财务会计记录有关真实性、正确性、合法性的规定，并且一经记入，必须长期保存。所以财务会计记录是比较严格和规范的，它在内部控制方面所起的作用也是比较大的。
有鉴于此，某项业务的执行职务一定要与将该项业务的记录职务相分离。不能自己记录自已经办的业务。例如，办理收付款项的出纳应与会计记帐分离;负责销售收款的职务应与开单记账册职务分离;经办购进业务的采购职务应与负责将该项购进业务记记账册的会计职务相分离。如果不进行分离，业务执行的过程和结果就不能得到记录时所应该进行的复核和确认，就不能保证财务会计记录的正确性、真实性、完整性和合法性。如果有人利用身兼执行与记录两种职务之便从中作弊，则很容易蒙混过关。
⑷某项业务的记录职务与该项业务的保管职务
负责财产记录的职务应与财产保管职务相分离，即财产保管员(包括现金保管) 不能兼任有关财产的会计记帐工作。如仓库保管员不能兼任材料会计记帐工作 (财产保管的工作台帐不包括在会计帐册的范围之内）。这就是常说的“钱、帐、物三分离”。如果管钱、管物都兼管记帐，则就存在其监守自盗后，可以用篡改帐册记录来加以掩盖的漏洞。
